預(yù)算執(zhí)行管控信息化助力企業(yè)“過冬”

經(jīng)濟(jì)嚴(yán)冬，寒風(fēng)陣陣，企業(yè)究竟該如何“過冬”？全面預(yù)算管理或許能成為企業(yè)的救命稻草，幫助企業(yè)開源節(jié)流，修煉內(nèi)功。但是目前，很多企業(yè)雖然制定了詳細(xì)的全面預(yù)算管理制度，也采用了預(yù)算管理軟件協(xié)助進(jìn)行預(yù)算編制、上報(bào)和執(zhí)行分析，但是預(yù)算最終實(shí)際執(zhí)行的效果卻不盡人意。

對(duì)此，北京慧點(diǎn)科技有限公司高級(jí)咨詢顧問沈喜剛在接受記者采訪時(shí)表示，通過建立預(yù)算執(zhí)行管控信息系統(tǒng)，可以做到“事前預(yù)算控制、事中審批控制、事后核算分析”的一體化管理，真正實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理，幫助企業(yè)度過嚴(yán)冬。

追本溯源尋改善之法

細(xì)思之下，企業(yè)預(yù)算之所以偏離正常軌道，背后的成因有很多，往往體現(xiàn)在企業(yè)實(shí)際操作過程中。

“比如有些本應(yīng)節(jié)約的錢，由于年初預(yù)算充足而支付出去，當(dāng)下屬企業(yè)或者部門發(fā)現(xiàn)超預(yù)算時(shí)為時(shí)已晚，影響到年末正常業(yè)務(wù)的開展。還有一些單位盡管做了預(yù)算編制，但是當(dāng)某一項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算不夠的時(shí)候，就挪用別的費(fèi)用預(yù)算，‘拆東墻補(bǔ)西墻’的做法存在很大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。”沈喜剛在接受記者采訪時(shí)說道。

“最應(yīng)該引起重視的成因，則是部分企業(yè)完全不清楚自己的預(yù)算。費(fèi)用發(fā)生后，只要公司領(lǐng)導(dǎo)給予批示，便能入賬，可公司的高層管理者很少會(huì)在簽字的時(shí)候過問預(yù)算的剩余情況。”

上述情形只是企業(yè)預(yù)算編制與執(zhí)行脫節(jié)的縮影，把企業(yè)預(yù)算管理出現(xiàn)的種種問題扼殺在搖籃里，變得迫在眉睫。

預(yù)算執(zhí)行管控信息系統(tǒng)或許能夠達(dá)到這個(gè)目的。它是一個(gè)要求企業(yè)全員參與的系統(tǒng)，通過系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平將得到極大的提高。沈喜剛將該系統(tǒng)比作“橋梁”，它可以與企業(yè)的預(yù)算、核算系統(tǒng)做強(qiáng)大的集成，并且還有很大空間的延展性，讓財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的理念落實(shí)到企業(yè)的每一個(gè)角落。

沈喜剛介紹到，通過建立預(yù)算執(zhí)行管控信息系統(tǒng)，可以支持各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任部門實(shí)現(xiàn)成本費(fèi)用“主動(dòng)式管理”，實(shí)現(xiàn)“事前預(yù)算控制、事中審批控制、事后核算分析”的一體化管理，這對(duì)企業(yè)來說，大有裨益。

信息系統(tǒng)破預(yù)算控制難題

預(yù)算執(zhí)行管控系統(tǒng)幫助企業(yè)在嚴(yán)格控制預(yù)算的執(zhí)行過程中，實(shí)現(xiàn)支出預(yù)算的事前控制，以及申請(qǐng)部門、歸口管理部門對(duì)預(yù)算支出的適時(shí)管理。

“企業(yè)對(duì)預(yù)算支出項(xiàng)目制定統(tǒng)一的審批權(quán)限，不管是誰，凡是發(fā)生支出都必須嚴(yán)格按照審批權(quán)限，執(zhí)行支出審批。”沈喜剛表示，系統(tǒng)的重點(diǎn)就是對(duì)預(yù)算支出審批流程的自動(dòng)化管理，系統(tǒng)要根據(jù)費(fèi)用事項(xiàng)、授權(quán)審批限額等條件的不同，對(duì)符合預(yù)算要求的費(fèi)用申請(qǐng)自動(dòng)提交到下一審核節(jié)點(diǎn)，提前從申請(qǐng)環(huán)節(jié)進(jìn)行合規(guī)性檢查，而且由系統(tǒng)自動(dòng)完成，這樣做可以減少人工判斷、避免人為干預(yù)。

目前，由于集團(tuán)企業(yè)規(guī)模、各成員企業(yè)之間的業(yè)務(wù)差別比較大，制定統(tǒng)一的預(yù)算分配和管理策略很難適應(yīng)所有成員企業(yè)的預(yù)算控制要求。因此，對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一管控的基礎(chǔ)上，按照分級(jí)授權(quán)、權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng)的原則，授權(quán)各公司自行制定預(yù)算分配和管理策略。

在沈喜剛看來，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的預(yù)算管理方式可以細(xì)化為“分解控制”和“歸口控制”兩種管理策略。“分解控制”策略是企業(yè)將某一費(fèi)用預(yù)算下發(fā)分解到各個(gè)部門，由各個(gè)部門實(shí)現(xiàn)預(yù)算自行控制管理。“歸口控制”策略是企業(yè)將某一費(fèi)用預(yù)算不下發(fā)分解到各個(gè)部門，而是由一個(gè)歸口部門統(tǒng)一管理。因此，系統(tǒng)需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，針對(duì)不同費(fèi)用的預(yù)算管理策略，靈活設(shè)置控制策略，滿足企業(yè)管理需求。

另外，由于集團(tuán)內(nèi)部各成員單位的管理水平不均，一些管理基礎(chǔ)薄弱的企業(yè)希望預(yù)算按照年度總額管理控制，而一些管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)則希望將預(yù)算細(xì)化到按月控制。按月控制的企業(yè)，進(jìn)行預(yù)算滾動(dòng)加總控制，即前一個(gè)月使用不完的預(yù)算，可以滾動(dòng)至下一個(gè)月繼續(xù)使用。在遇到年中某一月份需要大量開支的時(shí)候，可以進(jìn)行跨月調(diào)整，將后面月份的預(yù)算挪至當(dāng)月使用。因此，針對(duì)不同單位管理控制期間的不同要求，系統(tǒng)可以靈活設(shè)置預(yù)算控制期間，即“年度控制”或“月度控制”，保證預(yù)算執(zhí)行控制可以落地執(zhí)行。

除此之外，系統(tǒng)還可以將企業(yè)財(cái)務(wù)管理推進(jìn)到業(yè)務(wù)前端，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化管理。通過支出申請(qǐng)和審批的電子化手段，全面、及時(shí)地采集各類成本費(fèi)用的信息，各級(jí)企業(yè)成本費(fèi)用的責(zé)任部門和歸口管理部門也要實(shí)時(shí)掌握各項(xiàng)預(yù)算的開支情況，解決財(cái)務(wù)信息反饋的滯后性問題，實(shí)現(xiàn)由事后被動(dòng)管理向事前主動(dòng)控制的轉(zhuǎn)化。

北京慧點(diǎn)科技有限公司高級(jí)咨詢顧問沈喜剛