慧點(diǎn)科技會(huì)議管理系統(tǒng)支持一體化管理

引言：慧點(diǎn)科技會(huì)議管理系統(tǒng)通過信息化手段固化企業(yè)重要會(huì)議的會(huì)議計(jì)劃、議題提報(bào)與準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)中匯報(bào)、會(huì)議決策等管理業(yè)務(wù)，同時(shí)通過與公文管理、會(huì)議室資源管理、督辦管理等功能的集成，實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，提升會(huì)議組織和決策的效率、效果，保證工作質(zhì)量，提升企業(yè)執(zhí)行力。

會(huì)議作為企業(yè)集體決策及重要事項(xiàng)部署的關(guān)鍵行為，是企業(yè)的核心管理業(yè)務(wù)之一，在任何一個(gè)企業(yè)都非常重要。然而，在一些企業(yè)中，會(huì)議頻繁組織難度大、與會(huì)人員不知所云、會(huì)議決策效率低、會(huì)議決策的后續(xù)執(zhí)行情況無從追蹤等情況屢見不鮮。為了幫助集團(tuán)企業(yè)提高會(huì)議管理水平，實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，北京慧點(diǎn)科技有限公司（簡(jiǎn)稱慧點(diǎn)科技）推出了高效、實(shí)用的會(huì)議管理系統(tǒng)。

傳統(tǒng)會(huì)議管理不能承受之重

談到企業(yè)的會(huì)議管理，慧點(diǎn)科技企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監(jiān)呂兆海指出：每個(gè)企業(yè)都要召開董事會(huì)、高管辦公會(huì)、戰(zhàn)略分析會(huì)、黨委會(huì)、專題會(huì)、項(xiàng)目會(huì)等各種會(huì)議，并在會(huì)中討論一些問題、做出一些決策、安排一些工作，這項(xiàng)看似不起眼的管理業(yè)務(wù)卻與企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理息息相關(guān)。但對(duì)于會(huì)議管理業(yè)務(wù)水平的提升，卻往往容易被企業(yè)忽視。在實(shí)際管理過程中，企業(yè)常面臨以下挑戰(zhàn)：如會(huì)議議題材料依靠手工收集整理，跨部門協(xié)調(diào)困難，耗時(shí)費(fèi)力；會(huì)議組織者通過郵件、紙質(zhì)文件的方式來收集、發(fā)送、確認(rèn)議題材料，過程繁瑣，耗費(fèi)成本，且成效不高；通過郵件、短信等發(fā)送會(huì)議相關(guān)材料和信息，資源零散分布，難以體系化查閱與統(tǒng)籌；會(huì)前資料共享難，會(huì)議決策者難以實(shí)時(shí)地了解議題更新、補(bǔ)充材料，影響決策效率；會(huì)議決策事項(xiàng)執(zhí)行進(jìn)展難以快速、體系化跟蹤等。

在IT應(yīng)用深入企業(yè)管理方方面面的今天，采用信息系統(tǒng)來升級(jí)企業(yè)的會(huì)議管理非常必要。尤其是會(huì)議數(shù)量眾多、召開頻率高的集團(tuán)企業(yè)，對(duì)專業(yè)化管理工具提出了更加迫切的需求。作為專注于中國企業(yè)管理信息化應(yīng)用與服務(wù)的軟件廠商，慧點(diǎn)科技基于眾多集團(tuán)企業(yè)會(huì)議管理的最佳實(shí)踐和信息化經(jīng)驗(yàn)，形成了專業(yè)的會(huì)議管理系統(tǒng)，旨在讓企業(yè)的會(huì)議管理更加體系化、高效、便捷。

呂兆海補(bǔ)充道，我們?cè)谂c一些企業(yè)溝通業(yè)務(wù)時(shí)發(fā)現(xiàn)，有的企業(yè)已經(jīng)通過已有的系統(tǒng)模塊解決了會(huì)議室資源管理、部分會(huì)議組織等問題，但并未真正從會(huì)議的全生命周期管理的角度出發(fā)去形成包括會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的完整管理閉環(huán)，這對(duì)于提升企業(yè)會(huì)議管理效能來說遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。此外，由于會(huì)議的重要性和涉密性，企業(yè)還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注會(huì)議信息、會(huì)議材料的保密性，設(shè)置查閱權(quán)限，進(jìn)行明晰的權(quán)責(zé)劃分。利用信息系統(tǒng)來固化權(quán)限，實(shí)現(xiàn)操作留痕，可以讓會(huì)議的保密性進(jìn)一步得到保障。他介紹，慧點(diǎn)科技會(huì)議管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就充分考慮了以上管理、應(yīng)用需求，從而使得產(chǎn)品能夠靈活適應(yīng)各種應(yīng)用場(chǎng)景。

六大功能升級(jí)會(huì)議管理

呂兆海介紹，慧點(diǎn)科技會(huì)議管理系統(tǒng)主要包括會(huì)議計(jì)劃管理、會(huì)議組織管理、會(huì)議決策管理、決策支撐、移動(dòng)會(huì)議和系統(tǒng)集成六大功能。

慧點(diǎn)科技會(huì)議管理系統(tǒng)架構(gòu)圖
 

會(huì)議計(jì)劃管理：系統(tǒng)中的會(huì)議計(jì)劃管理模塊能夠有效支持企業(yè)重要會(huì)議的會(huì)議計(jì)劃制定、智能化提醒、關(guān)聯(lián)功能啟動(dòng)和會(huì)議配置，而且能夠根據(jù)會(huì)議計(jì)劃自動(dòng)生成會(huì)議看板，從而全面提升會(huì)議管理水平，簡(jiǎn)化會(huì)議管理流程，保障會(huì)議有序開展。

會(huì)議組織管理：系統(tǒng)中的會(huì)議組織管理模塊能夠支持企業(yè)重要會(huì)議的議題指定、議題收集、議題提報(bào)、議題審批、議題材料準(zhǔn)備、議題清單、發(fā)起會(huì)議，以及議題在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行共享。通過與OA公文管理、會(huì)議管理等模塊的集成，該模塊支持流轉(zhuǎn)公文自動(dòng)關(guān)聯(lián)議題、會(huì)議發(fā)起與議題的自動(dòng)關(guān)聯(lián)推送、議題討論順序排序、會(huì)議紀(jì)要管理、會(huì)議室預(yù)訂、參會(huì)人員提醒等，全面提升管控效率，提升會(huì)議決策效率和效果，降低會(huì)議成本。

會(huì)議決策管理：系統(tǒng)中的會(huì)議決策管理模塊支持對(duì)議題查閱、議題備注、議題匯報(bào)和議題決策等便捷管理，從而實(shí)現(xiàn)“未會(huì)先議”，提升會(huì)議決策效率和效果。通過議題匯報(bào)等功能實(shí)現(xiàn)對(duì)議題匯報(bào)人員的有效提醒和議題的過程管理，有效推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程，控制匯報(bào)質(zhì)量。

決策支撐：系統(tǒng)中的決策支撐模塊包含工作日程、綜合分析與查詢等功能，輔助領(lǐng)導(dǎo)合理統(tǒng)籌會(huì)議日程，利用數(shù)據(jù)分析支撐決策。

移動(dòng)會(huì)議：系統(tǒng)支持移動(dòng)化的會(huì)議管理，進(jìn)一步提升會(huì)議效率。

系統(tǒng)集成：系統(tǒng)可以與OA、督辦管理、公文管理等相關(guān)系統(tǒng)、設(shè)備進(jìn)行無縫集成，進(jìn)而打造一體化的信息交流環(huán)境，促進(jìn)業(yè)務(wù)間的協(xié)同。

實(shí)現(xiàn)一體化的會(huì)議管理

呂兆海認(rèn)為，慧點(diǎn)科技會(huì)議管理系統(tǒng)通過信息化手段固化了企業(yè)重要會(huì)議（如董事會(huì)、總裁辦公會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、黨委會(huì)、專題會(huì)等）的會(huì)議計(jì)劃、議題提報(bào)與準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)中匯報(bào)、會(huì)議決策等管理業(yè)務(wù)，同時(shí)通過與公文管理、會(huì)議室資源管理、督辦管理等功能集成，實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后和決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，從而提升會(huì)議組織及決策的效率、效果，保證工作質(zhì)量，提升企業(yè)執(zhí)行力。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，提升會(huì)議組織和會(huì)議管理效率。會(huì)議相關(guān)的所有信息都會(huì)通過系統(tǒng)有效傳遞，并且通過提醒功能知會(huì)與會(huì)者，避免任何遺漏。

第二，整合辦公資源，節(jié)省管理成本。系統(tǒng)支持無紙化辦公，避免了大量打印會(huì)議資料、會(huì)議通知等造成的資源浪費(fèi)。

第三，保障會(huì)議規(guī)范，加速信息傳遞。在會(huì)議開始前，與會(huì)者將通過系統(tǒng)獲取會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)和議題等全面、準(zhǔn)確的信息，避免了采用傳統(tǒng)會(huì)議管理方式經(jīng)常出現(xiàn)的記錯(cuò)時(shí)間、走錯(cuò)會(huì)議室、沒有做準(zhǔn)備就出席會(huì)議等情況的發(fā)生，讓每個(gè)會(huì)議都高效、有用。

第四，加強(qiáng)綜合管控，深化體系統(tǒng)籌，實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的全業(yè)務(wù)鏈管理。特別是與決議督辦系統(tǒng)整合后，相關(guān)人員可以督辦、跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，進(jìn)一步提高會(huì)議的價(jià)值。

第五，智能提醒和查詢統(tǒng)計(jì)功能有效促進(jìn)管理提升。

正是因?yàn)橐陨戏N種優(yōu)勢(shì)，很多集團(tuán)企業(yè)都希望通過慧點(diǎn)科技會(huì)議管理系統(tǒng)來升級(jí)會(huì)議管理水平。目前，包括中國航信、山東黃金集團(tuán)、宏源證券、華潤(rùn)雙鶴、山東能源集團(tuán)、山東航空、西部礦業(yè)、神朔鐵路在內(nèi)的眾多集團(tuán)企業(yè)都通過應(yīng)用慧點(diǎn)科技的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)了會(huì)議管理水平的提升。

慧點(diǎn)科技企業(yè)管控事業(yè)部解決方案及產(chǎn)品中心總監(jiān)呂兆海